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Gestione Documentale: nuove modalità per risolvere vecchi problemi

Collaboration e Process Management in un singola piattaforma a supporto del business
Gestione Documentale /
3' di lettura

I mezzi che utilizziamo per comunicare non sono perfetti.

Strumenti come la posta elettronica o le cartelle di rete sono progettati per consentire la condivisione di informazioni, ma troppo spesso creano, al contrario, veri e propri vuoti informativi perché non sono integrati con i sistemi e i processi chiave dell’azienda.

Oltre il 70% delle informazioni aziendali sono destrutturate e gestite con vari supporti e formati (carta, e-mail, chat, PDF, ecc.): il rischio di perdere informazioni e opportunità è quindi molto alto.


Grazie alle soluzioni di gestione documentale è possibile catturare le informazioni di vitale importanza per l’azienda e far evolvere il modo di lavorare delle persone, combinando documenti e processi di business per operare in maniera più rapida, anche incorporando i modelli più innovativi dei social network all’interno del mondo aziendale.
Una volta che le risorse aziendali vengono analizzate e messe opportunamente in relazione, le piattaforme di Collaboration e Process Management agevolano quotidianamente la ricerca delle informazioni e la comunicazione tra i collaboratori di ogni area aziendale, grazie alla condivisione di documenti, lettere, fogli di calcolo, manuali, certificati, foto, video e molto altro ancora.

Il personale spende mediamente il 20% del tempo settimanale a recuperare le informazioni o a identificare quali colleghi devono eseguire determinate attività.


E’ possibile aumentare la produttività fornendo informazioni in modalità totalmente nuova e consentendo alle persone di lavorare in modo più efficace, ad esempio fornendo loro le versioni sempre aggiornate dei documenti utili al business quotidiano, oppure riducendo il flusso di e-mail attraverso la configurazione di opportuni workflow, oppure rendendo le informazioni più facilmente reperibili grazie a specifiche chiavi di ricerca, ecc.
Il tutto con l’obiettivo di creare un unico repository della conoscenza aziendale, evitando di dimenticare le informazioni in archivi cartacei, nelle cartelle di rete, nei silos creati da strumenti quali posta elettronica o messaggistica istantanea.

I collaboratori sono costantemente alla ricerca delle informazioni corrette per prendere le giuste decisioni al momento opportuno.


Un buon sistema di gestione documentale può essere integrato con sistemi chiave quali ERP, CRM, MES, BI, ecc. per consentire a tutto il personale autorizzato di avere una visione puntuale delle informazioni aziendali e poter seguire correttamente i processi relativi all’attività da svolgere.
Inoltre, le piattaforme di Collaboration e Process Management più moderne permettono anche di attrarre e mantenere i talenti, fornendo loro una tecnologia con una user experience utile ad avere un ambiente di lavoro costantemente in linea con le aspettative dei collaboratori.

 
 
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Specifiche informative sui trattamenti dei dati forniti saranno presenti, se necessario, nelle  pagine di questo Sito predisposte per particolari servizi a richiesta.

 

 

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